A Hexolut vezette az MLBKT Lean Tagozatának ülését
A Budapesti Corvinus Egyetem adott otthont a Lean Tagozat „Szolgáltatási folyamatok szimulációja és fejlesztése lean eszközökkel” címmel megrendezésre került soron következő programjának.
A program elején Losonci Dávid, az MLBKT lean tagozatának titkára köszöntötte a mintegy 30 érdeklődőt, majd Szalay Csaba, a HEXOLUT vezető lean tanácsadója hangolta rá előadásával a résztvevőket az este témájára.
A körülbelül másfél órás előadás során az előadó két saját esettanulmány segítségével mutatta be az irodai folyamatok lean fejlesztésének módszertani alapjait és a lean gondolkodásmód alkalmazásával a szolgáltatási folyamatoknál elérhető eredményeket.
Miután a hallgatóság nagyon szerteágazó érdeklődési körrel bírt, a lean szemlélet alapjaival kezdtünk. Ezt követően érdekes példákon keresztül ismerhettük meg, hogy milyen irodai veszteségek jelentkeznek nap mint nap egyes cégeknél, melyek a lean módszer segítségével könnyen kiküszöbölhetőek lennének. Az előadó saját tanácsadói élményeiből, munkáiból hozta a példákat, így az esetleges kérdések sem tudták elbizonytalanítani, illetve konkrét eredményekkel tudott szolgálni az érdeklődőknek.
Miután azonosítottuk a tipikus veszteségforrásokat az irodai folyamatokban, azok fejlesztése felé fordultunk. Szó volt azokról a praktikákról, lean eszközökről, melyekkel megszüntethetjük a felesleges munkát, a torlódási pontokat és költségcsökkentést érhetünk el. A repetitív és a projekt jellegű folyamatokat külön tárgyaltuk. A rutin jellegű, gyakran ismétlődő folyamatok megoldásai közt a munkaszigetek megfelelő kialakításának fontosságával foglalkoztunk. A projekt jellegű feladatok esetében is kérdések merültek fel a hallgatóság részéről annak informatikai támogatását illetően. Több esetben is ellentétes vélemények hangzottak el az ott jelenlévő sokrétű tapasztalattal rendelkező szakemberek részéről.
Az előadás végén még szó esett a dolgozók motivációjáról. Irodai környezetben a munkavállalók fejlesztésekre adott reakciói jelentik az egyik legkritikusabb pontot. Beszélgettünk a bérezési rendszerről (csoportbérezésről és annak előnyeiről), a sztenderddé váló munkáról, a folyamatos fejlesztés lehetőségéről és az átalakítások utóéletéről.
Az előadás után Sarkadi Károly lean tanácsadó vezette le a Hexolut irodai folyamatok lean fejlesztésének bemutatására kifejlesztett szimulációs gyakorlatát.
A gyakorlat nagyon élvezetes volt mind a szereplők, mind a külső szemlélők számára. A feladat egy bank hitelelbírálási folyamatát szemléltette. A szereplők, a központi iktató, a postázó, a hitelelbíráló, stb. csak előre meghatározott szabályok alapján végezhették munkájukat. A gyakorlat célja az volt, hogy lássuk „kicsiben”, hogy a vállalati standard adminisztrációs folyamataiban milyen problémák merülnek fel nap mint nap. Az egymást követő szakaszok fizikai távolsága, a munka nem arányos elosztása, a kommunikációs kapcsolatok blokkolása, az elszigetelt munkavégzés és nem utolsó sorban a haszontalan szabályok (pl.: az aktákat csak kettesével lehetett egyik munkaállomásról a másikra továbbítani) torlódásokat eredményezett, gátolta a folyamatos áramlást. Az első kör eredménye az volt, hogy 15 perc alatt mindössze 4 készterméket, elbírált hitelkonstrukciót sikerült készíteni, illetve a megjelölt ún. VIP hitelkérelmet 11 perc alatt sem sikerült végigjuttatni a „szervezeten”.
Természetesen már az első kör után rögtön mindenki láthatta a rendszer hibáit, majd hosszas tanácskozás után közös erővel megoldási javaslatokat dolgoztunk ki, hogy növeljük a hatékonyságot. A termet átrendeztük, az egymás után következő folyamatokat egymás mellé helyeztük, munkatípusokat összevontuk, a hitelkérő lapokat átterveztük (színkódolás és egyszerűsítés), bizonyos felesleges tevékenységeket kivettünk a feldolgozási folyamatból. A változtatások jelentős javulást eredményeztek. A késztermékek számát a második körben sikerült 12 darabra növelni, a VIP ügyfél átfutási idejét pedig 3 percre csökkenteni.
A számokkal a résztvevők és a szervezők is elégedettek voltak. Természetesen a való életben ezek a rendszerek sokkal bonyolultabbak, de így is jól láthatóak voltak a változtatások lényegi elemei és az eredmények.
Összességében egy kellemes, már-már késő estébe nyúló „délutánt” töltöttünk együtt. A program sokakat megerősített abban, hogy a leannel – akár irodai környezetben is – drámai fejlődést, költség- és átfutási idő csökkentést és hatékonyság növelést lehet elérni. Én, aki egyrészről szakdolgozói minőségemben voltam jelen, megbizonyosodtam előzetes feltevéseimről, miszerint a standardizált munkafolyamatok és a fizikai közelség nagymértékben könnyítheti a munkát. Másrészt viszont én is állandóan szembesülök a munkahelyemen ezekkel a problémákkal, s újra láthattam, hogy amit a lean ad, az nem varázslat, hanem egyszerű, ésszerű praktikák azok megoldására.
Köszönjük a Hexolut munkatársainak a szervezést és lebonyolítást!
Sólyomvári Ágnes
MSc hallgató, Vezetés-szervezés szak
Budapesti Corvinus Egyetem