Tanácsadási programunk során először a vevő szempontjából legtöbb értéket teremtő fejlesztési lehetőségek azonosítását végezzük el (folyamatworkshopok), ezt követi a fejlesztett új folyamat-koncepciók pilot projektek keretein belül történő tesztelése, végül a már „kipróbált”, bizonyított folyamatok teljes szervezetre történő kiterjesztésével zárjuk le a fejlesztési munkát. Fontos, hogy szervezet munkatársainak, az „emberi oldal” támogatását is megszerezzük: a fejlesztési folyamat során ezért kiemelt szerepet kap a munkatársak bevonása, az ellenállás kezelése. A fejlesztéseket a szervezet vezetőivel közösen meghatározott, számszerűsített célok mentén valósítjuk meg, a kollégák az egyes folyamatworkshopok előtt képzésen vesznek részt, ahol megismerhetik a folyamatok elemzéséhez szükséges eszközöket, technikákat.

• 5S bevezetése
  • Az 5S módszertan célja a fenntartható rend és tisztaság irodai környezetben történő kialakítása. Bevezetésével minden irodai eszköz és dokumentáció „megtalálja a helyét.”
  • A megfelelő vizualizálás segítségével, az új alkalmazottak, a külső szemlélők / látogatók is könnyen el tudnak igazodni az iratok, mappák között, átlátják az irodai működést. A „tökéletes” rend az iroda minden látogatójában bizalmat ébreszt. Csak a munkavégzéshez szükséges eszközök kerülnek az alkalmazottak keze ügyébe, és megszűnik a toll, a papír, egy irat, vagy bármilyen más eszköz keresésével töltött időveszteség.
  • A Lean egyik legfontosabb törekvése a veszteségek kiküszöbölése és az értékteremtő folyamatok támogatása. Az 5S módszer bevezetésével a rendetlen irodai munkahelyeken megjelenő keresési és mozgási veszteségek csökkentésére, illetve megszüntetésére fókuszálunk. A folyamatos fejlesztést és az 5S módszert a Toyota a Lean alappilléreinek tekinti, nem véletlenül. A fejlesztés gondolatának meghonosítása, a „veszteségmentes” munkahelyek és az átlátható irodai működés megjelenése, elindítja a veszteségek kiküszöbölésére irányuló újfajta gondolkodásmód kialakulását a cégen belül, megalapozva ezzel egy olyan szemléletmód váltást, amely előfeltétele az elért eredmények fenntarthatóságának.
• Folyamatinterjúk
  • A folyamatinterjúk elsődleges célja a kiválasztott szervezeti egységek folyamatait átfogóan bemutató „legmagasabb szintű” folyamattérkép elkészítése. Ez a térkép a szervezeti egységeken is átívelő keresztfunkcionális folyamatokat is tartalmazza.
  • A szervezet átfogó folyamattérképét az interjúk feldolgozása során nyert információk és az azt megelőző dokumentumelemzés eredményei alapján rajzoljuk fel. Ezt a térképet elemezve (Effort-Effect analysis) rangsorolni tudjuk a szervezet egyes folyamatait. Ki tudjuk választani azokat a folyamatokat, amelyek fejlesztésével a legkisebb energia-befektetés mellett a szervezet működési hatékonysága szempontjából a legnagyobb hatást tudjuk elérni.
  • A folyamatinterjúk másik célja a szervezeten belül definiált pozícióprofilok (adott szervezeti pozícióhoz tartozó feladat és hatáskörök) folyamatszempontú elemzése. Az interjúk során tanácsadóink megvizsgálják az interjúalanyok által leírt profilok és a szervezet kapcsolódó folyamatai közötti kapcsolatokat, illetve azonosítják az egyes feladatkörök összehasonlítása során észlelhető átfedéseket.
  • A folyamatinterjúk -fázis kimenetei tehát a következők:
    • Átfogó (legmagasabb szintű) folyamattérkép
    • Kritikus fejlesztési területek / folyamatok kiválasztása
    • „Cél/Mérőszám/Feladat/Fejlesztési lehetőségek” kiértékelését tartalmazó vezetői összefoglaló
• Folyamatworkshopok
  • A fejlesztési munka egyik legfontosabb fejezete. Célja azon fejlesztett folyamatkoncepciók összeállítása, amelyek megvalósításával elérhetjük a korábbi célmeghatározásra irányuló műhelymunka során meghatározott folyamatelemzési céljainkat. Eszköztárában az egyszerű folyamattérképezési módszerektől az összetettebb értékáram-térképezési technikákig több eszköz is megtalálható. Néhány példa ezek közül:
    • Alternatív utak módszerével kiegészített keresztfunkcionális folyamattérkép
    • Értékáram-térképezés és -elemzés módszertana (Value Stream Analysis and Mapping)
    • Gyökérokok azonosítása a halszálka-elemzés segítségével
    • Pareto elemzés
    • Tevékenységfelvétel, ráfordítás-elemzés
  • Az interaktív workshopok során az alkalmazottak véleményének beépítésével, velük közösen fejlesztjük a folyamatokat, ezzel is növelve a fejlesztési eredmények későbbi elfogadottságát.
  • A folyamatworkshopok jellemző kimenetei a következők:
    • Jelenállapot folyamattérkép
    • Jövőállapot folyamattérkép
    • Pilot-projekt megvalósításhoz szükséges feladatterv (akciólista)
    • IT fejlesztési igények listája
  • A folyamatworkshopok résztvevői:
    • A résztvevők az egyes keresztfunkcionális folyamatok szereplői közül kerülnek ki, a résztvevői kör összeállításánál célunk az, hogy minden érintett szervezeti pozícióból legalább 1 fő képviseltesse magát a workshopokon.
• Halszálka-elemzés (Ishikawa)
  • A halszálka-elemzés vagy halszálka-diagram egy olyan csoportos problémamegoldó módszer, mely segít egy rosszul működő folyamat esetében a hiba ok-okozati összefüggéseinek feltárásában. A sematikus halszálka ábrában a konkrét problémát a hal „fejében” helyezzük el, az egyes „szálkák” lesznek a hibaokok, illetve hibaok-kategóriák. Felülről építkező módszer, egy konkrét hibajelenségből kiindulva próbálja a lehetséges hibaokokat felderíteni és kategorizálni. Jellemző hibaok-kategóriák
    • emberek,
    • folyamatok,
    • környezet,
    • mérések,
    • eljárások,
    • eszközök,
    • de saját kategóriákat is definiálhatunk a probléma függvényében!
• 5 miért módszer (5W)
  • Olyan problémafeltáró módszer, amivel a hiba valódi gyökérokát (root cause) találhatjuk meg. A látszólag egyszerű módszer legnagyobb kihívása abban van, hogy a „miért” kérdésre adott válasz melyik szintjén állunk meg, mikor mondjuk azt, hogy megtaláltuk a hiba valódi gyökérokát. A módszert Sakichi Toyoda, a Toyota alapítója fejlesztette ki.
• Swimlane-diagram (SL-diagram) vagy keresztfunkcionális folyamatábra
  • Keresztfunkcionális, sokszereplős, a vállalat több osztályát érintő folyamatok hatékony feltárására alkalmas módszer. Világos, áttekinthető vizuális képet nyújt a folyamatban résztvevők közötti kapcsolatokról és átadási pontokról, valamint kihangsúlyozza a párhuzamosan végzett tevékenységeket!
  • A jelenállapot térképen jól azonosíthatóvá válnak a folyamatban lévő veszteségek, a felesleges folyamatlépések, átadás-átvételi pontok, folyamathurkok, jóváhagyási és javítási körök.
  • A jelenállapot térképen azonosított veszteségek alapján elkészíthető a jövőállapot térkép és az az akciólista, amivel a jelenállapotból a jövőállapotba juttathatjuk a rendszert.
• Value Steam Analysis and Mapping (VSM) for the Office (Értékáram elemzés és Értékáram térkép készítése)
  • Az értékáram magában foglalja a vállalat illetve a teljes ellátási lánc összes értékteremtő és nem értékteremtő folyamatát, amely a szolgáltatás előállításához és vásárlóhoz való eljuttatásához szükséges.
  • Az értékáram térkép többek között megmutatja, hogy
    • hol vannak legnagyobb készletek az ellátási láncban,
    • melyek a leghosszabb átfutási idők,
    • melyek a leghosszabb várakozási, szállítási idők,
    • mely folyamatok jelentik a szűk keresztmetszetet a rendszerünkben (ciklusidők),
    • hogyan / milyen információk alapján / hány ponton tervezzük és irányítjuk a folyamatainkat,
    • az értékteremtő tevékenységek és a teljes átfutási idő arányát.
  • A VSM módszert tehát
    • átfutási idő kritikus problémák és
    • köztes készlet kritikus problémák esetében alkalmazzuk!

A témában megjelent legfrissebb cikkünk